4 raisons d’activer les notifications par email dans vos processus

Astuces, Blog

Oyé, oyé, aujourd’hui nous lançons la rubrique « Astuces » qui permettra aux utilisateurs (et aux futurs utilisateurs) de connaître tous les secrets de l’application.

Tous les outils informatiques proposent aujourd’hui de mettre en place des notifications automatiques sur les récentes activités que vous ou vos collaborateurs avez effectué. Ces alertes existent avant tout pour éviter d’éventuels oublis et recevoir les dernières informations en rapport avec votre travail.

1. Accompagner la mise en place de l’outil

En effet, lorsque les entreprises ou les organisations décident d’intégrer des applications comme Iterop, il faut accompagner la mise en place. Cette conduite du changement doit être menée par les responsables du projet mais elle peut être assistée efficacement par les alertes automatiques par email. Grâce aux notifications, vous êtes certains que vos collaborateurs iront consulter leurs tâches dans l’application et prendront, petit à petit, l’habitude de consulter leur tableau de bord.

2. Éviter les oublis et garantir les délais de traitement

Pour les équipes, ces notifications par emails permettent également de limiter les oublis, garantir les délais et vos engagements de SLA (Service Level Agreement). Par exemple, dans un processus de traitement des réclamations clients, vous recevez une notification automatique lorsque vous avez du retard sur le délai de traitement. Ainsi, vous êtes à même de respecter les délais annoncés car vous êtes rappelé à l’ordre à temps ! C’est une fonctionnalité non négligeable lorsque dans votre métier, les délais sont nombreux et serrés.

3. Faciliter les échanges avec vos collaborateurs externes

Grâce au système de formulaires externes, vos fournisseurs peuvent eux aussi recevoir des alertes par email afin de compléter ou fournir des informations. Cette fonctionnalité vous permet par exemple d’accélérer les phases de validation sur un processus de commande.

4. En finir avec les conversations email interminables

Que cela soient avec les collaborateurs internes ou externes, le fait d’avoir un outil qui nous assiste dans la gestion des délais et du suivi des tâches permet aux gestionnaires ou chefs de projets de ne pas perdre de temps à envoyer des emails aux intervenants. Les étapes de validation par emails s’effectuent désormais directement dans l’outil. Chacun sait ce qu’il a à faire, quand il doit le faire et où il doit le faire. Au final, vous réduisez considérablement le nombre d’emails échangés entre les acteurs du processus.

Dans Iterop

Pour activer les notifications emails, rendez-vous dans Iterop Design.

1. Choisissez le processus que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur « Configurer » et sélectionnez les tâches sur lesquelles vous voulez activer les notifications emails dans le tableau de droite.
Notiication email

À savoir : vous pouvez également paramétrer l’email qui sera envoyé lors de la notification.

3. Retournez dans vos modèles et déployez la nouvelle version du processus.

Et voilà !

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