4 règles essentielles pour gérer le travail à distance

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Le travail à distance est en train de devenir une nouvelle habitude dans les entreprises … et y compris chez nous :-). Selon une étude Randstad, en 2016, 64% des Français étaient favorables à ce mode de fonctionnement. Il est en effet, de plus en plus sollicité par les salariés car il permet d’allier vie professionnelle et vie personnelle. D’ailleurs, le télétravail apporte également plus de flexibilité pour les équipes géographiquement éloignées ou les indépendants qui travaillent à distance. 
“La clé, c’est le management, les Américains font peut-être plus confiance aux gens.
Comment être sûr que ses collaborateurs travaillent ? Si vous leur faites confiance, ils travailleront davantage. Laissez-les être autonomes, et voyez ce que ça donne !“

Elizabeth Hall, Responsable de la politique RH chez Trello.

À l’heure actuelle, les employeurs intègrent de plus en plus ce type de management et de collaboration beaucoup plus avantageux en termes de coût et de souplesse. On a également pu observer un gain de productivité au niveau des équipes car elles sont moins stressées et plus créatives. Cependant, il existe certaines contraintes notamment du côté des managers qui doivent gérer des équipiers délocalisés.

« Chez InteropSys, nous pratiquons très régulièrement le travail à distance. Par conséquent, nous avons décidé de partager avec vous quelques astuces. »

1. Adopter un fonctionnement clair pour mieux gérer le travail à distance

Dans un premier temps, il faut définir un mode de fonctionnement clair au sein même de votre équipe. Concrètement, le rôle du manager est d’harmoniser les méthodes de travail pour éviter les risques d’erreurs et sécuriser les étapes que doit réaliser chacun de ses collaborateurs. Pour cela, il faut définir en amont les bonnes pratiques à adopter et s’assurer qu’en cas de problème chacun saura à qui en référer. Vous avez tout intérêt dans un second temps, à clarifier les rôles de chacun au sein de l’organisation.

À ce niveau, vous pouvez parfaitement mettre en place des guides internes ou faire appel à un outil de gestion de processus collaboratifs et métiers. Ce dernier aura d’ailleurs pour effet de rassurer les collaborateurs et les aidera à structurer leur organisation même à distance.

« Nous utilisons quotidiennement notre propre solution de gestion de processus pour structurer notre fonctionnement, définir qui fait quoi et organiser le travail de chacun. Par exemple aujourd’hui, j’ai reçu une notification me demandant de relire et de valider un article rédigé par notre expert qualité depuis son domicile.
Ce fonctionnement nous permet, malgré la distance, de démarrer à tout moment et depuis n’importe où l’un de nos processus de validation. »

2. N’ayez plus peur de communiquer

Les équipes délocalisées qui s’efforcent de maintenir une communication fluide sont sûres de réussir. En effet, travaillez en équipe sur deux continents séparés peut rapidement s’avérer compliqué : fuseau horaire différent, temps de pauses décalées, … mais pas impossible.

Chez Trello par exemple, 60 % des salariés travaillent à distance cependant, tout le monde doit se caler sur l’heure de New York au moins une fois par jour pour que tous les collaborateurs soient connectés en même temps.

De nombreux outils peuvent vous aider à fluidifier la communication : la visioconférence, les messageries instantanées, les outils de stockage en ligne ou encore les plateformes de travail collaboratif qui proposent de nombreuses fonctionnalités liées à la communication.

« On a enfin trouvé notre ‘mail-killer’ pour communiquer rapidement et s’envoyer des messages au sein de l’équipe. Nous utilisons en fait une alternative open-source (et gratuite) à Slack : Mattermost. »

Ainsi, avec une communication efficace, les sujets les plus épineux seront remontés dans des délais plus courts et permettront aux managers de gagner en réactivité en accélérant la prise de décision.

3. Centraliser les informations pour ne plus les perdre

Toutes les équipes ont déjà été confrontées à ce problème : la perte de documents ou le manque d’informations. En 2016, une étude de la société Sharp a même relevé que 46% des salariés français oubliaient de partager des informations ou des documents cruciaux pour l’entreprise.

Le manager a donc pour mission de mettre à disposition de son équipe l’ensemble des informations dont ils pourraient avoir besoin. Le fait même de travailler à distance augmente le risque de perdre des documents ou d’avoir des fichiers corrompus suite à de nombreuses manipulations. Aujourd’hui, le mieux reste d’utiliser des logiciels en mode Saas (Software as a service) ou qui intègrent un cloud pour minimiser les erreurs.

« L’idée est d’avoir un outil qui permet un accès rapide aux informations et qui facilite les échanges de fichiers. On s’est tout naturellement tourné vers les solutions Google Apps comme Google Drive. »

4. Utiliser des logiciels accessibles en ligne

Cette solution fait suite à la centralisation des données abordée précédemment. Avec l’arrivée des nouveaux modes de travail, les logiciels professionnels ont dû s’adapter à ces pratiques et proposer des solutions plus souples pour les entreprises. C’est là qu’est apparu le principe des logiciels en mode Saas (Software as a Service). Concrètement, les équipes n’ont plus besoin d’installer des  logiciels sur leur ordinateur. Le logiciel est accessible directement via un navigateur web depuis n’importe où, depuis n’importe quel ordinateur professionnel ou  personnel.

Ce type de distribution est plus facile d’accès, peu importe où se trouvent les équipes, chacun peut se connecter directement sur internet. Cette facilité d’utilisation rejoint totalement le fait de simplifier la communication et la centralisation des données.

« Nous avons choisi le mode Saas comme modèle de distribution pour notre solution de gestion de processus. Bien plus rapide à mettre en place dans les entreprises, elle permet aux équipes de travailler depuis n’importe où. »

NB : je cite deux fois la start-up Trello dans cet article mais c’est un véritable exemple à suivre en matière de travail à distance et de politique RH.

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