Achats publics : l’incontournable modernisation du SI !

Ces dernières années les outils d’aide à la rédaction, d’e-procurement ou d’e-sourcing ont permis aux acheteurs d’améliorer la gestion des données (catalogue, base fournisseurs…) mais sans pour autant pouvoir apporter une solution concrète pour sécuriser les étapes de chaque procédure, les délais imposés et sans pouvoir évaluer la performance des achats réalisés. En conséquence de quoi, certains problèmes persistent dans les services achats au détriment de ces nombreux outils. 

Aujourd’hui, plus de 60% des services achats utilisent Excel pour gérer leurs activités et leurs tableaux de bords (Sources : Décisions achats). Simple d’utilisation, la solution de Microsoft intègre et régit la plupart des activités.

Cependant, cet outil n’étant pas un outil de workflows, il ne répond pas toujours aux besoins des collaborateurs en matière de suivi, de pilotage, de sécurisation et d’actualisation des informations.

« L’idée, c’est de proposer des outils cohérents aux acheteurs publics qui prennent en compte à la fois leur manière réelle de fonctionner et le formalisme des procédures existantes. », Guillaume Macé Ramète, consultant en gestion de processus métiers chez Iterop.

Réduire les échanges et accélérer les phases de validation

Prenons l’étape d’expression du besoin et les demandes formulées par les différents services. Les demandes se présentent sous des formats divers (emails, Excel ou papier…) et souvent sans formalisme précis au risque d’avoir un besoin mal défini et incomplet.

En outre, dans le cadre d’un besoin mal exprimé, l’acheteur s’expose à des dépenses inutiles. De nombreux échanges d’informations supplémentaires devront alors avoir lieu entre le service prescripteur et l’acheteur afin de détailler sa demande.

Ces échanges sont improductifs pour tout le monde et allongent des cycles de validation déjà lents. Si le prescripteur avait eu à sa disposition une solution unique qui formalise les données suivant les spécifications demandées par le service achat, les phases de validation et les échanges seraient diminués.

Cet exemple regroupe plusieurs problématiques :
– Le manque de formalisation,
– Le risque d’oubli des étapes de validation,
– Des relances entre les différents collaborateurs,
– L’incapacité à centraliser et à globaliser les besoins,
– Le manque de communication entre services…

Alors comment aujourd’hui, un service achats peut-il garantir le « bon achat » et justifier de son efficacité sans avoir à remplir d’interminables tableaux de suivi ?

Un outil transversal au service des acheteurs

La direction achats a pour mission de définir les procédures à respecter, de mettre en oeuvre le plan d’action et de définir les objectifs opérationnels tant pour les acheteurs que pour les fournisseurs. Elle doit également garantir la bonne anticipation des risques et, par conséquent, la maîtrise des coûts.

De plus, l’acheteur se doit d’être à l’écoute de ses prescripteurs internes tout en menant une collaboration constructive et pérenne avec ses fournisseurs. Mais sans une solution transversale permettant de faire remonter les informations, de suivre et de piloter les différentes étapes de l’acte d’achat, impossible de mesurer l’efficacité des acheteurs et d’anticiper les risques.

Ajoutons à cela l’arrivée de la dématérialisation au sein de la commande publique, les services achats vont devoir s’adapter. En effet, votre service va acquérir de plus en plus d’outils informatiques mais sans une solution globale qui connecte et orchestre l’ensemble, les problèmes de communication et de gestion resteront les mêmes.

Pour vous aider à moderniser votre service, nous avons établi un guide en lien avec nos experts métiers présents sur le terrain. Découvrez comment la démarche processus répond parfaitement aux problématiques évoquées ci-dessus ainsi que différents exemples concrets inspirés de nos cas clients. Lire le livre blanc Digitaliser les processus achats public