Aerospace Valley

Structure l’organisation des événements du pôle de compétitivité

Problématique

Avant d’utiliser Iterop, l’organisation des événements se faisait sans outil dédié. Il y avait de nombreux échanges et d’aller-retour entre le pôle et les porteurs de projet. Le service événementiel perdait du temps à compléter un tableau Excel gigantesque sans pouvoir donner de la visibilité aux demandeurs.

Solution

Depuis 2018, Aerospace Valley utilise Iterop pour orchestrer l’organisation de ses événements et peut centraliser toutes les actions logistique/communication. Résultat, Iterop offre une vision transverse à tous les membres du pôle

Iterop a participé à la professionnalisation de notre organisation et a fluidifié notre communication en interne. Aujourd’hui, l’application a largement dépassé le périmètre initial avec notamment la mise en place de nouveaux workflows dans d’autres services du pôle.

Agnès BARDIER

Agnès BARDIER
Directrice Déléguée à l’Animation,
la Communication et l’Evénementiel – AEROSPACE VALLEY

LE PROCESSUS
L’objectif du processus : Planifier les événements et gérer leur organisation.
Les porteurs de projets membres du pôle peuvent être amenés à demander l’organisation d’un événement. Un premier formulaire de qualification est soumis à validation et analysé par l’équipe communication. Si la demande est validée, le porteur de projet remplit alors un formulaire plus complet qui permettra par la suite de planifier les actions nécessaires.

Tout au long du workflow, les équipes travaillent en parfaite synchronisation et l’équipe événementielle peut, à tout moment, proposer de nouvelles actions autour de l’événement comme une publication sur les réseaux sociaux par exemple.

Pour la partie logistique, les étapes d’emailing s’enchaînent à l’aide de timers automatiques : mailing 1, mailing 2, etc. Iterop est connecté à Google Agenda pour bloquer les créneaux horaires et afficher en temps réel les événements sur l’agenda du site internet du pôle.

Bénéfices

Pour le porteur de projet

Pour l’équipe communication événementielle :
Mise à plat et harmonisation de l’organisation des événements, reporting intelligent dans Iterop, meilleure gestion des événements grâce aux checklist et aux rappels automatiques, partage simplifié des informations auprès des équipes.

Société

Aerospace Valley est une association loi de 1901 créée le 13 juillet 2005
Premier Pôle de compétitivité mondial de la filière aérospatiale, au service des secteurs stratégiques de l’Aéronautique, du Spatial et des Drones, sur les régions Occitanie-Pyrénées-Méditerranée et Nouvelle-Aquitaine
50 collaborateurs
850 membres adhérents dont 600 PME
580 projets de R&T financés depuis la création pour un volume global d’activité de 1.5 Md€ et une aide publique de 623 M€
Plus de 130 événements par an

Connecteurs associés :

Google Agenda

À vous de jouer

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