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Succès client

Blédina

VALIDATION DES AVOIRS CLIENTS

Bastien LAVAL, Responsable Performance Supply Chain

L’outil nous aide à nous concentrer davantage sur les sujets importants et à automatiser les tâches complexes ou répétitives. Le processus est également plus fiable.

Bastien LAVAL

Bastien LAVAL
Responsable Performance Supply Chain – Blédina

OBJECTIF :
Gérer les avoirs émis dans SAP par nos gestionnaires clients / key account (par exemple en cas d’erreur tarif, de produits endommagés, refus, ou autres…).

AVANT

  • Le processus de traitement des avoirs était très partiellement formalisé.
  • Les relances devaient se faire à la main.
  • Les avoirs clients n’étaient pas tous traités dans les temps.
  • Les justificatifs avaient tendance à s’égarer dans les circuits d’échange.
  • Les nouveaux collaborateurs n’avaient pas toujours connaissance de la procédure.
  • Pas de suivi global sur les avoirs en retard ou traités.
Saisie SAP

APRES

  • Un circuit automatisé de relance par email.
  • Récupération automatique des données SAP dans Iterop.
  • Système d’alerte automatique lorsque des données sont manquantes.
  • Notification automatique au responsable pour les avoirs de plus de 15 000 €.
  • Création d’un tableau de bord avec le suivi des avoirs.
g

Les étapes du worflow

ÉTAPE #1 :

1 automate Excel qui vient extraire 2 fois par jour les avoirs ‘non terminés’ dans SAP avec les différents éléments (numéro, montant, texte…) et transmet ces éléments par mail à ITEROP.

ÉTAPE #2 :

1 workflow ITEROP vient lire ce fichier, et vient ensuite alimenter un référentiel métier contenant toutes les infos, et ensuite soit créer un nouveau workflow pour un avoir non existant, soit le mettre à jour.

ÉTAPE #3 :

1 workflow ITEROP pour chaque avoir qui vient contrôler la présence des documents / texte justificatifs (en piochant dans le référentiel métier mis à jour par l’autre workflow). 

ÉTAPE #4 :

1 système de relance si nécessaire (avec des délais variables selon le jour du mois…).

ÉTAPE #5 :

Une fois un avoir clôturé, il notifie l’automate Excel pour qu’il retire l’avoir en question de sa liste. 

ÉTAPE #6 :

Option utile : les responsables du service client ont la possibilité de venir exempter un avoir d’un contrôle. Pratique pour certains cas spécifiques.

À vous de jouer

Comme Blédina, digitalisez vos processus dès aujourd’hui.

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