Toulouse Métropole modernise le suivi de ses marchés publics

Comment piloter et suivre l’ensemble des 1 500 marchés annuel simplement ?

Problématique

L'outil de gestion documentaire ne permettait pas de contrôler avec précision l'état des marchés ouverts. Les informations et les différentes données prenaient du temps à être transmises aux bonnes personnes.

Solution

La modélisation du processus de réponse à appels d'offre a permis à tous les gestionnaires marchés de pouvoir consulter et répondre en temps réel aux marchés. Les bonnes informations sont envoyées automatiquement aux bonnes personnes. Les gestionnaires peuvent désormais se passer des formulaires papier et du suivi Excel.

L’organisme

Toulouse métropole est un établissement public de coopération intercommunale (EPCI). Elle emploie aujourd’hui 13 000 personnes qui ont pour mission d’élaborer et de construire un projet d’aménagement et de développement économique, écologique, éducatif, culturel et social du territoire des 37 communes et 727 016 habitants qui composent la métropole Toulousaine. Dans un souci efficacité et de rapidité la direction des commandes publiques avait besoin d’une solution permettant le suivi des marchés ouverts en temps réel.

Le besoin :

La direction de la commande publique de Toulouse Métropole représente une quarantaine de personnes, qui doivent toutes être au courant de l’évolution des appels d’offres et de l’état des réponses en temps réels. Jusqu’à présent, Toulouse Métropole utilisait uniquement un logiciel de gestion documentaire. Cet outil ne permettait pas de contrôler avec précision l’état des marchés ouverts.
Un acteur pouvait alors perdre beaucoup de temps pour obtenir des informations sur l’avancement des appels d’offres et des réponses. Il contactait par mail ou par téléphone ses collaborateurs qui n’étaient pas toujours disponibles et qui ne connaissaient pas forcement les réponses. Dans certains cas il pouvait attendre plusieurs jours avant d’obtenir les informations souhaitées.
Toulouse métropole avait donc besoin d’une solution qui permettrait à tous les collaborateurs concernés de pouvoir consulter en temps réel, de maîtriser et de mesurer les délais de traitement des marchés ouverts. Ils souhaitaient aussi faciliter et automatiser la circulation des informations entre les différents acteurs afin d’éviter toutes actions chronophages.

La réponse :

InteropSys est intervenu pour auditer, modéliser, configurer et mettre à disposition un outil de suivi en temps réel de l’état de chaque marché. Le but est d’éviter aux collaborateurs de devoirenregistrer dans des tableaux Excel personnels des informations qui doivent être partagées entre tous les acteurs du processus.
Après quatre jours d’intervention, notre solution IteropSuite a été mise en phase de test auprès de 6 des 40 acteurs du service achat publique de Toulouse Métropole. Elle a été mise en production suite à une demi-journée de formation auprès de tous les utilisateurs. Par ailleurs, une demi-journée a été nécessaire pour procéder à un ajustement du processus suivant les premiers retours des collaborateurs.

Les bénéfices :

L’accès à IteropSuite est facilité car l’application est en SaaS. Elle ne nécessite qu’une connexion à internet pour y avoir accès. Tous les utilisateurs peuvent ainsi accéder rapidement et depuis n’importe quel lieu à l’ensemble des informations dont ils ont besoin via leurs PC, Smartphones et Tablettes.
Notre solution a permis à Toulouse métropole et ses utilisateurs :

L’abandon des formulaires papier et du suivi Excel
– L’envoi automatique des informations à tous les utilisateurs suite à la réalisation des tâches
– De savoir quelles tâches restent à effectuer, à quel moment et en combien de temps
– De connaître l’état d’avancement des marchés en temps réel.
– De mettre en avant les étapes bloquantes existante et ainsi d’améliorer leur fonctionnement.
– De gagner du temps à tous les niveaux du processus d’achat en simplifiant les actions chronophages à faible valeur ajoutée.
– De suivre les marchés sur le long terme, avec une visibilité en temps réel pour chaque étape du processus.

Les chiffres

500 M€ de commandes traitées
40 utilisateurs simultanés
1 500 marchés suivis chaque année
– Une centaine de prescripteurs pouvant initier le processus

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