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Succès client

Comité Économique et Social d’Airbus Operations

Digitalisation des procédures achats

Maxime BOYER, responsable achats

Nous avons réussi avec Iterop à dématérialiser notre processus de demande de prix et à recentrer toutes les demandes via le logiciel. Aujourd’hui, je peux suivre l’ensemble des demandes en cours via mon tableau de bord.

Maxime Boyer

Maxime Boyer
Responsable des achats, CE Airbus

L’acheteur

Le Comité Social et Economique Airbus Opérations c’est 60 millions d’euros de flux achats avec une équipe de 13 personnes adressant plus de 40 000 donneurs d’ordre potentiels. Maxime BOYER, directeur des achats du CSE Airbus Opérations, a décidé en 2018 de faire appel à Iterop, une plateforme d’automatisation et de suivi, afin moderniser son service et sécuriser toutes les demandes d’achats. Avec Iterop, Maxime BOYER, a pu en quelques semaines transformer son service achat et apporter de la sérénité aux acheteurs tout en apportant plus de visibilité aux donneurs d’ordre.

Le projet

En 2018, Maxime BOYER cherchait une solution pour centraliser les demandes d’achats gérées à l’époque, au sein de chaque département du CSE et uniquement par téléphone. Il a identifié Iterop pour l’aider au départ, dans la dématérialisation des demandes. Avec l’aide de l’équipe de consultants Iterop, le directeur achat et ses acheteurs ont pu définir une première version des étapes à suivre au sein du workflow et le mettre en production dans le périmètre du service en quelques semaines.
Fini les demandes à la volée, tout passe par un formulaire unique mis à disposition des collaborateurs de l’entreprise, connecté à un tableau de suivi des acheteurs et au référentiel fournisseur. Résultat, toutes les demandes peuvent être suivies en temps réel et les données sont désormais harmonisées.

KPI CSE Airbus

Avec la digitalisation des processus achats, les acheteurs du CSE Airbus ont en quelques clics tous les éléments en main pour choisir le bon fournisseur et coller au mieux au besoin recensé. Associé à cela, un workflow dédié à la gestion des contrats permet de maintenir toutes les informations administratives des fournisseurs à jour. Les acheteurs ont désormais plus de temps à consacrer à leur cœur de métier et sont libérés de la gestion administrative.

Co-construire pour réussir

Le choix de déployer un premier processus très rapidement permet d’obtenir des résultats rapides et donc d’accélérer l’adoption de la solution. C’est sous cette dynamique qu’a démarré la collaboration avec le CSE. A travers des ateliers de co-construction, la première version répond aux principales problématiques des équipes et peut-être mis en production rapidement. Puis au fil des semaines, les opérationnels remontent les nouveaux besoins et le workflow évolue ainsi petit à petit. Et une fois éprouvé, le processus a été ouvert à plusieurs services d’Airbus.

Depuis 4 ans, les équipes d’Iterop accompagnent les acheteurs du CSE Airbus dans l’évolution de leurs besoins. En effet, le processus de demande d’achat en est un parfait exemple. Au fil des années, le workflow a été modifié pour intégrer de nouveaux acteurs, de nouvelles règles et de nouvelles envies remontées par les équipes achats. D’ailleurs, une acheteuse de l’équipe de Maxime BOYER a pour objectif de recenser les besoins des collaborateurs et d’échanger avec les équipes d’Iterop sur les nouveautés à intégrer.

evolution des processus

Les bénéfices pour les équipes

Le directeur achat

De son côté, le directeur achat a pu définir des indicateurs clés pour suivre l’activité de son service, construire des objectifs communs et en prime, mettre en place un pilotage en temps réel avec une approche d’amélioration continue. Il est aujourd’hui plus serein dans la gestion de son quotidien. En effet, il est possible grâce à Iterop de créer des indicateurs spécifiques sur chaque donnée ou actions liées au processus.

« Avant, il me fallait des heures pour faire mon reporting et connaître les demandes en cours car je n’avais aucun outil de suivi. Avec Iterop, on a gagné un temps considérable sur cette partie, la navigation dans les indicateurs est ludique et mon équipe apprécie de pouvoir enfin visualiser leur volume de travail. » – Maxime BOYER, directeur des achats du CSE Airbus Opérations.

Maxime BOYER a pu sécuriser de nombreuses actions et améliorer la relation avec les demandeurs en automatisant notamment les étapes administratives et en se concentrant sur l’accompagnement apporté par ses équipes.

Les bénéfices pour l’équipe achats

D’un point de vue performance, les acheteurs peuvent voir en temps réel les dossiers en cours grâce à des tableaux de suivi précis. Ils peuvent également suivre très précisément les demandes et répondre rapidement aux sollicitations demandeurs/fournisseurs en s’affranchissant notamment des emails de relance ou de suivi car tout est géré via les automatismes d’Iterop.

« Iterop nous fait gagner énormément de temps et on a considérablement amélioré la traçabilité. Aujourd’hui, nous avons tout à un seul endroit et on reçoit moins de mails. » – L’équipe achats

Les équipes peuvent s’organiser et anticiper les périodes d’activité (Cf. image Livraisons à venir). La gestion des nouveaux arrivants est aussi plus facile car le processus est déjà formalisé.

« Tous les mois, l’une de nos acheteuses à accès aux indicateurs et les partage avec les équipes. L’intérêt est surtout d’Identifier les problèmes et de trouver des solutions en bonne intelligence.» – Maxime BOYER, Directeur des achats CSE Airbus opérations.

 

En bref :

  • Transparence sur la procédure achat
  • Visibilité et suivi au niveau des donneurs d’ordre
  • Accompagnement sur le choix des fournisseurs
  • L’équipe achats est force de proposition sur le choix des fournisseurs
  • Anticipation de la charge de travail
  • Traçabilité des actions menées par les équipes achats : qui fait quoi et quand ?
  • Respect des dates butoirs
  • Suivi des activités précise
  • Automatisation des tâches administratives
  • Partage d’indicateurs clés au sein de toute l’équipe
  • Démarche zéro papier
  • Conduite du changement accompagnée par Iterop

Pour les donneurs d’ordre

Avant, le service achats était vu comme un passage obligé avec, pour les acheteurs, un sentiment de gérer des tâches administratives uniquement…

En mettant en place une procédure claire, avec une transparence sur les étapes de choix du fournisseur et l’enrichissement du cahier des charges, les donneurs d’ordre ont changé d’avis sur les achats. Les acheteurs sont désormais force de proposition et accompagnent de A à Z le prescripteur dans sa demande. Au CSE Airbus, Il y a une vraie plus-value à faire appel aux acheteurs et le fait que la procédure d’achat soit partagée à tous (équipes et managers) apporte de la transparence à tous les acteurs du processus, et donc de la confiance.

Pour Airbus

En mettant en place un service achat centralisé, Maxime BOYER a grâce à Iterop, grandement sécurisé les actes d’achats notamment autour de la relation fournisseur. Toutes les actions sont tracées et nominatives ce qui permet d’éviter certains risques éventuels. C’est un gage de sécurité supplémentaire pour l’entreprise d’avoir ce type d’outil même si le risque zéro n’existe pas. Cette démarche s’accorde avec les enjeux éthiques que souhaite respecter Airbus.

Chiffres clés :

  • 1 mois pour mettre en place le premier workflow de demande de prix
  • 4 ans de co-construction avec les équipes d’Iterop
  • 1 tableau de bord dédié au pilotage du service
  • 41 indicateurs dédiés aux pôles et/ou aux acheteurs
  • Graphiques dédiés à la charge de travail à venir
  • Identification en un clic des étapes bloquantes
  • 63 utilisateurs quotidiens
  • 285ème version du processus de demande de prix
  • 2 jours maximum pour qualifier le besoin
  • 75% d’emails en moins
  • 4 ans d’abonnement à l’outil

“ On a l’exemple avec les commandes ouvertes où nous mettons à disposition des comptes CSE Airbus chez des fournisseurs spécifiques notamment pour les moyens généraux afin d’accélérer certains achats comme du matériel pour changer une ampoule. Avant, nous n’aurions pas pu mettre ce type d’achats en place car nous n’avions pas de moyen d’avoir un suivi sur le volume d’achats effectués. Maintenant, on est capable d’avoir ce chiffre grâce à un tableau de bord précis et de négocier avec les fournisseurs chaque fin d’année. “

Maxime Boyer
Responsable des achats, CE Airbus

De nouvelles idées à venir

Avec Iterop, Maxime BOYER accompagne ses acheteurs dans la mise en place de nouveaux processus adaptés au besoin actuel de son service et de son entreprise.
Pour information, l’une des collaboratrices de Maxime Boyer a pour mission de recenser les demandes de besoins autour d’Iterop et de centraliser les demandes afin de les mettre ensuite en production avec l’aide de l’équipe Iterop.
D’ici peu, l’équipe achat prévoit de mettre en place un workflow afin de mesurer la satisfaction des donneurs d’ordre, car même si aujourd’hui cette étape fait partie intégrante de la procédure, elle n’est pas mesurable, ni mesurée. De plus, un processus lié aux appels d’offre devrait également voir le jour, permettant ainsi de définir des règles uniformes et de respecter les dates incontournables.
Autant de beaux projets qui vont alimenter la relation entre Iterop et le CSE d’Airbus Opérations ces prochaines années.

 » Avant, il me fallait des heures pour faire mon reporting et connaître les demandes en cours car je n’avais aucun outil de suivi. Avec Iterop, on a gagné un temps considérable sur cette partie, la navigation dans les indicateurs est ludique et mon équipe apprécie de pouvoir enfin visualiser leur volume de travail. »- Maxime BOYER, directeur des achats du CSE Airbus Opérations.

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