Comment éviter de perdre du temps avec les échanges au travail ?

Astuces

Accueil » Blog » Astuces » Comment éviter de perdre du temps avec les échanges au travail ?

66% des salariés perdent trop de temps au travail avec des tâches liées aux échanges et à la transmission d’informations.

Toutes les entreprises, petites ou grandes, doivent réaliser quotidiennement des tâches annexes qui ne sont pas liées directement à leur cœur de métier : essayer de joindre un fournisseur, relancer le service comptable ou encore rechercher une information sur un dossier, ces actions occupent aujourd’hui, la moitié du temps d’un salarié. Les deux tiers des salariés en France perdent chaque jour de précieuses minutes à mener des actions qui n’ont qu’une faible valeur ajoutée pour l’entreprise. Mais comment optimiser la gestion de ses missions sans réelle bénéfices pour l’entreprise mais incontournables pour les équipes ?

Comment optimiser votre gestion des échanges internes ?

Si une entreprise pouvait réduire cette perte de temps de 25%, nous estimons que l’année pourrait être rallongée de 6 semaines. Un gain de temps non négligeable.

Tous les chiffres évoqués dans la suite de l’article peuvent paraîtrent effrayant au point de se dire, mais à quel moment travaille-t-on vraiment ? Rappelons-le, ces données sont issues de plusieurs études qui font la moyenne de la perte de temps des salariés sur l’année.

Un gain de 6 semaines par an

Néanmoins, lorsque j’ai lancé la thématique de la perte de temps au sein de notre startup et exposé les différents chiffres que j’avais trouvés, la plupart de mes collègues ont été surpris, surement comme vous à cet instant. Mais au fil des jours et avec ces différents chiffres qui trottaient dans nos têtes, nous avons vite compris que ces études n’étaient pas si loin de la vérité. Une réunion par ci, des emails par là, des appels sans intérêts pour nous et j’en passe !

Tous ces événements du quotidien peuvent rapidement perturber le réel travail des équipes. C’est pourquoi il faut les modérer en mettant en place des outils qui vous aident à mieux gérer votre temps.

Par chance, chez Interopsys nous développons un outil qui va dans ce sens.

En quoi la démarche processus peut vous aider à réduire le temps consacré à essayer de joindre des collègues ou des clients ?

«  Adopter une vision processus signifie avoir une vue globale de l’entreprise et donc identifier les différentes interactions qui se déroulent quotidiennement entre les services. Le problème, c’est qu’aujourd’hui, les organisations sont cloisonnées et la plupart des collaborateurs n’ont pas connaissance de leur rôle au sein du système. »

En amont de la mise en place d’un logiciel de gestion de processus, vous allez dessiner concrètement le fonctionnement des services et des échanges dans l’entreprise. Grâce à cette représentation, vos collaborateurs vont dans un premier temps, avoir une idée précise de leur place dans l’organisation générale et dans un second temps, ils vont pouvoir participer à l’amélioration du système en vous apportant toutes les informations sur leur mission quotidiennes.

La démarche processus vous permet de structurer tous les échanges d’informations et d’améliorer la communication interne comme externe de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez envoyer vos devis et vos relances de manière totalement automatique tout en ayant un suivi en temps réel. Vous savez à tout moment où en est votre procédure et si votre collaborateur a bien réalisé sa mission.

En résumé, voici quelques exemples de tâches optimisées avec une solution processus :

  • Automatiser les mails de rappel
  • Centraliser les données liées à chaque projet
  • Relancer rapidement les acteurs externes (fournisseurs, clients…)
  • Organiser et synchroniser les réunions simplement
  • Centraliser vos documents dans un cloud

Prenons un exemple plus concret. Dans le cadre des réunions, ce qui ressort le plus, c’est le manque de visibilité à la sortie des réunions. Personne ne sait réellement ce qu’il a à faire. Vous pourriez centraliser vos informations dans un processus dédié puis les communiquer dès la sortie de la réunion à travers une tâche adressée aux équipes (exemple : Lire le compte rendu de la réunion). Ce compte rendu sera ainsi lié et sauvegardé dans le processus de réunion avec une accessibilité permanente.

Quelles sont les tâches quotidiennes qui vous font perdre du temps ? 

Les entreprises sont toutes impactées par la perte de temps au travail. Le principal facteur étant le traitement des tâches à faible valeur ajoutée comme la gestion de mails ou la recherche d’informations, mais également la mauvaise communication entre les équipes et les temps de réunions souvent trop longs.

On peut citer aussi la navigation Internet personnelle que les salariés s’autorisent quelques minutes par jour ainsi que le mauvais fonctionnement du matériel informatique qui peut rapidement bloquer l’avancée d’un projet.

Le traitement des emails

La boîte mail est devenue l’outil principal des salariés, avec 44 minutes passées en moyenne chaque jour à lire, répondre ou encore trier ses emails. Selon l’enquête menée par l’institut BVA avec Tryane, 1 salarié sur 5 met entre 1 et 2 heures à traiter ses emails professionnels chaque jour.

Un salarié reçoit en moyenne 110 emails par jour : demande d’informations, validation de dossiers, suivi de projet, beaucoup de données circulent entre les collaborateurs sans qu’elles soient nécessairement référencées. L’entreprise augmente alors le risque de perdre des informations importantes lors des échanges entre services.

La recherche d’informations

C’est un des gros points noirs en entreprise : la recherche d’informations. Peu importe votre domaine de compétence, vous êtes forcément amené à un moment donné à rechercher une information dans le cadre de votre travail. Nous avons constaté que le manque de centralisation de l’information dans les entreprises engendrait une réelle perte de temps.

En moyenne, vous consacrez 67 minutes par jour à rechercher la bonne information, qu’elle soit liée à un dossier client ou à un projet.

La duplication de l’information

Du fait que vous n’avez pas trouvé l’information que vous recherchiez, vous allez avoir tendance à recréer et donc à dupliquer la donnée. La duplication de contenu est un fléau qui touche de nombreux services, on estime à 39 minutes par jour le temps passé à dupliquer de l’information. Un contretemps qui pourrait être évité grâce à la centralisation des informations.

Le traitement des appels

Bien que la gestion des appels téléphoniques fasse partie intégrante de certaines professions comme les services clients par exemple, elle peut s’avérer être plus difficile à gérer pour certains salariés, peu habituer à gérer leur temps d’appel.

Aujourd’hui, on peut répartir le temps dédié aux appels comme suit :

  • 74 minutes par jour à essayer de joindre des collègues ou des clients
  • 29 minutes par jour à gérer des appels non désirés

La gestion des réunions

En France, la réunionite frappe à toutes les portes. On sait à quelle heure commence la réunion mais on respecte rarement le délai établi. Avec une durée moyenne de 1 h 19, les salariés assistent au moins à une réunion par jour si ce n’est plus et la moitié de ces réunions sont souvent jugées inutiles par les salariés eux-mêmes.

Des managers débordés par les réunions

De plus, selon un sondage Opinion Way, 25% des cadres arrivent en réunion sans connaître l’ordre du jour. Un chiffre inquiétant qui pourrait être facilement réduit à l’aide d’un mail de rappel envoyé juste avant le début de la réunion.

D’autres raisons d’une perte de temps trop importante

Il existe d’autres facteurs chronophages  dans le quotidien des salariés :

  • La navigation personnelle: en 2013, 64% des salariés naviguent sur Internet pour des raisons personnelles et non professionnelles, les réseaux sociaux en tête.
  • Le matériel informatique défaillant: 109 heures par an à essayer de faire marcher notre ordinateur ou notre imprimante.
  • Gérer les tâches des autres : « Est-ce que tu peux t’occuper de ce dossier ? », cette phrase retentit souvent dans les bureaux et elle peut s’avérer être lourde de conséquences. Selon l’étude d’Easy Panel réalisée pour Crucial.fr, 43,5 % des salariés consacrent 30 minutes par jour à gérer des actions qui ne sont pas sous leur responsabilité.

Articles qui pourraient vous intéresser :

Blédina

Blédina

Succès client Blédina VALIDATION DES AVOIRS CLIENTS Bastien LAVAL, Responsable Performance Supply Chain L'outil nous aide à nous concentrer davantage sur les sujets importants et à automatiser les tâches complexes ou répétitives. Le processus est...

lire plus