Comment optimiser votre service achat ?

L’objectif d’un service achat est d’assurer le bon traitement des demandes effectuées. La procédure de traitement se doit d’être sécurisée, connue de tous les collaborateurs et doit être réalisée dans le respect des délais (délais réglementaires, dates butoirs…).

En fonction du secteur d’activité de l’entreprise, le service achat doit être capable de gérer un grand nombre de demandes dont le traitement peut être long et complexe. Le traitement des demandes fait intervenir plusieurs collaborateurs, ou même plusieurs services et nécessite de nombreux échanges d’informations, de documents, etc. Les collaborateurs doivent ainsi modifier ou actualiser diverses informations et valider certaines étapes. À cause des nombreux allers-retours nécessaires, les flux d’informations sont parfois difficiles à gérer et à suivre.

Si cette procédure n’a pas été précisément formalisée dès le départ, il devient laborieux de gérer correctement chaque demande. Les erreurs, retards ou pertes d’informations deviennent de plus en plus fréquents. Les temps de décisions sont rallongés et peuvent être source de conflits internes.

Afin d’éviter ces problématiques, il est vital pour un service achat de formaliser son fonctionnement et de sécuriser le traitement de ses demandes. Plusieurs méthodes sont possibles comme l’approche BPM ou l’approche par les processus métiers, une des approches les plus agiles et efficace au quotidien.

Suite à cette phase de mise en place le processus prend vie et est utilisé par vos collaborateurs. Prenez place au cœur du processus achats et découvrez son utilisation quotidienne !