Contrôle de gestion

Limitez les risques financiers

L’objectif du processus : Suivre les données financières des 200 agences en Europe

La gestion des finances est un point stratégique pour les entreprises et la boîte à outils qui accompagne les équipes financières doit permettre un suivi optimal des budgets, au risque de prendre les mauvaises décisions.

Prenons l’exemple d’une entreprise de transports qui doit collecter à travers l’Europe un ensemble de données financières dans plus de 200 agences. Aujourd’hui, les équipes du groupe travaillent avec un fichier Excel standardisé qui regroupe les données « utiles » pour les responsables du contrôle de gestion Europe. Malheureusement, le fichier Excel n’est pas envoyé dans les temps, les données saisies ne sont pas toujours correctes et il n’y a pas d’indicateurs communs au niveau européen.

Le pôle Europe a donc souhaité utiliser Iterop pour faire remonter l’ensemble des données de ses agences vers le « Hub » Europe afin d’avoir un suivi sur les agences et identifier rapidement « l’état de santé » des centres de transport.

Voici un exemple de workflow applicable dans ce type de cas.

En quoi consiste le processus ?

• À partir d’un modèle de tableau Excel, les agences du groupe complètent les données financières de la semaine (chiffre d’affaires, résultat, prévisionnel…) comme elles avaient l’habitude de le faire auparavant.
• Tous les lundis, le contrôleur de gestion – superviseur de la remontée d’information – envoie le fichier Excel dans Iterop. Le rôle d’Iterop consiste à parcourir les données afin de vérifier que tout est complet puis d’envoyer le fichier dans les temps, au responsable Europe. C’est la validation « technique ».
• Si le fichier n’est pas versé avant le mercredi, une alerte est automatiquement envoyée à l’agence en retard.
  Lorsque le fichier est vérifié, il est ensuite envoyé automatiquement dans un espace Dropbox avec une organisation automatique des dossiers.
• Une tâche de validation « humaine » arrive au contrôleur de gestion Europe afin de vérifier les données avec un lien vers la Dropbox. Si les données sont erronées, le fichier est renvoyé à l’agence.
• Le contrôleur Europe gère l’ensemble de ses données avec les tableaux de bord Iterop et peut, grâce aux fonctionnalités d’export, envoyer un rapport hebdomadaire à sa hiérarchie.

Pour éviter l’utilisation d’Excel, il est tout à fait envisageable de saisir les données clés directement dans Iterop et d’enrichir les informations au fil de l’eau grâce aux référentiels métiers. De plus, la mise à jour des données sera beaucoup plus simple et les indicateurs pourront être générés directement dans les tableaux de bord d’Iterop.

Connecteurs possibles :

• GED : Dropbox, Google, Alfresco, de nombreuses GED existent pour gérer dynamiquement tous les documents naviguant dans un Workflow. Iterop peut se connecter à la plupart des GED existantes.
• BDD : Il est possible de connecter Iterop à une base de données SQL mais l’usage des référentiels métiers pourrait largement couvrir vos besoins.
• KPI : Il existe différents outils permettant de générer des indicateurs à partir de données existantes. Néanmoins, les fonctionnalités de tableaux de bord et de KPI Intégrées dans Iterop sont assez puissantes pour vous permettre de prendre les bonnes décisions.