Demande d’achat

Exemple de workflow

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Workflows achats : sécurisez vos circuits de validation

Récemment, une entreprise spécialisée dans le domaine du transport a contacté nos équipes afin de digitaliser ses flux achats et automatiser ses circuits de validation.

La problématique :
Gérer les demandes d’achat en fonction des budgets restants et du montant demandé.

Aujourd’hui, les collaborateurs font des demandes par email sur la base d’un modèle Excel. Premier problème : trouver le bon fichier Excel et être sûr d’avoir la dernière version. Pour obtenir ces précieuses informations, il faut soit demander à un responsable ou à un collègue, soit contacter directement le service achats.
Une fois que le bon modèle est à jour et à disposition, il faut ensuite transmettre la demande au directeur d’agence qui, selon le montant, devra à son tour remonter la demande aux responsables achats voire au directeur régional. Cette escalade de validation peut avoir plusieurs conséquences :

  • Ralentir le délai de traitement des demandes
  • Gestion “au doigt mouillé” des demandes en cours, passées, annulées…
  • Impacter la qualité ou les conditions de travail des collaborateurs s’ils n’ont pas leur matériel à temps

Il n’y a aucun suivi des demandes et les processus sont gérés manuellement via des relances téléphoniques, de l’email et du fichier Excel. Aucun indicateur commun ne permet aux équipes achats de prendre des décisions à froid ou simplement de suivre en temps réel l’état des demandes.

L’entreprise a donc dans un premier audité les collaborateurs et identifié les besoins prioritaires :

  • Définir des workflows de communication et de validation sur plusieurs niveaux
  • Créer des tableaux de bord avec des indicateurs personnalisés
  • Laisser la possibilité aux métiers de modéliser leur processus et identifier des pilotes de processus métiers
  • Créer des tableaux de bord avec des indicateurs personnalisés
  • Intégrer le système d’information existant
  • Faciliter la gestion des processus et leur mise à jour
  • Automatiser facilement les rappels et réduire les envois de mails, de documents, de validation par processus (via la messagerie de l’entreprise LOTUS NOTES)
  • Rendre efficaces les échanges entre les équipes métiers de l’entreprise par des commentaires inclus dans les workflows de validation
  • Notifier les utilisateurs en temps réel de l’arrivée de nouvelles tâches à réaliser et/ou des états d’avancement des processus dans lesquels ils sont acteurs
  • Pouvoir programmer des alertes visibles dans les tableaux de bord utilisateurs en cas de dépassement des délais de validation ou d’actions non réalisées
  • Être en accord avec la norme RGPD
  • Intégrer des mises à jour et des fonctionnalités plus récentes, au gré des innovations et des demandes des clients

Pourquoi choisir un logiciel BPM ?

Beaucoup d’organisations essaient de s’appuyer sur leurs ressources internes pour faire évoluer leur système d’information et c’est une bonne démarche. Mais si les logiciels ou les informaticiens de l’entreprise ne peuvent pas couvrir la demande, les logiciels de Business Process Management peuvent parfaitement intégrer le cahier des charges. En effet, ils se superposent au système existant en intégrant les collaborateurs et les données utiles. À partir d’un simple schéma et sans avoir de connaissance technique poussée, il est possible de digitaliser tout un service ou simplement d’automatiser des procédures manuelles.

Des circuits de validation automatisés

Une organisation plus claire et plus fluide

À partir des besoins remontés par les équipes, le responsable achat chargé du projet a échangé avec les consultants Iterop afin de définir une version 0 du processus de demande d’achat. Cette version a par la suite été mise à disposition d’un groupe d’utilisateurs pour valider et corriger le processus.
Après quelques jours d’affinage, le nouveau workflow achat a été mis en ligne. Les salariés peuvent désormais faire une demande via un formulaire en ligne sans se soucier de la version ou de la cellule à remplir, tout est déjà formalisé et mis à jour au fil des achats.

Les rappels se font automatiquement, les emails ont quasiment disparu et les demandes de validation sont dirigées nativement vers la bonne personne. Désormais, les managers ont une vision globale sur les demandes d’achats : montant moyen, nombre de demandes mensuelles, typologie des achats …Le reporting se fait automatiquement dans l’interface de pilotage sur des tableaux de bord personnalisés.

workflow automatisé
Pilote du processus : responsable achat
Acteurs du processus : équipes achats, directeur d’agence
Initiateurs du processus : tous les acteurs de l’entreprise

CAS CLIENT

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