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Succès client

Enerbioflex

Digitalisation du suivi des projets clients

Avant Iterop, nous étions peu de collaborateurs, nous n’avions pas énormément de clients et pourtant, nous avions beaucoup de mal à les suivre. On gérait ça dans des fichiers Excel pas toujours à jour.

Etienne DEMEILLER

Etienne DEMEILLER
Co-fondateur & CEO, Enerbioflex

Problématique

La société Enerbioflex connait une forte croissance ces dernières mois. Entre recrutement et ouverture d’une seconde agence, la société a besoin de structurer et d’unifier son système d’information. Son objectif : suivre précisément ses projets clients, connaître leurs états d’avancement malgré des délais de traitements longs, limiter les erreurs et la perte d’information entre les agences.

« On travaille beaucoup avec les services de l’État qui ont des délais de traitements entre 6 mois et 12 mois. Avant Iterop c’était vraiment compliqué de suivre les dossiers et de gérer les relances. »

Elle souhaite également automatiser les relances manuelles auprès des clients afin de compléter les informations manquantes des dossiers et obtenir une vision d’ensemble des tâches réalisées par les équipes.

Solutions

Après une première phase de test, la société Enerbioflex a été convaincue du potentiel d’Iterop. En moins de trois mois plusieurs processus ont été déployés, principalement autour de la comptabilité. L’objectif de cette première phase de déploiement était d’automatiser les tâches à faibles valeurs ajoutées et avec une grande volumétrie.

“Nos commerciaux sont souvent en déplacement, ils ont de nombreux tickets de caisse et notes de frais qu’ils nous faisaient parvenir par La Poste. A cause de cette méthode, on en perdait beaucoup et on ne récupérait pas la TVA. Bref, on perdait pas mal de temps mais aussi de l’argent.”

Petit à petit, de nombreux autres processus métiers ont été déployés afin d’harmoniser le système d’information et les pratiques entre les agences. Fini les fichiers Excel pas à jour, les relances multiples pour récupérer des informations manquantes et les nombreux courriers.

Aujourd’hui, plus de 80 processus structurent et organisent la société Enerbioflex à différents niveaux : processus métier, RH, comptabilité, commerce, production, SAV, marketing, contrôle de gestion…

« On a vraiment vu la différence quand Iterop est arrivé ! »

 

Différentes briques technologiques ont été implantées :

  • Connexion à Sharepoint afin d’automatiser l’archivage des documents
  • Intégration d’Office Lens
  • Connexion au CRM d’Enerbioflex
  • Formulaire externe Iterop pour faire intervenir différents prestataires et apporteurs d’affaires
  • OCR des factures de fournisseurs d’électricité et de gaz (prochainement)

Les bénéfices

  • Résultats très rapides
  • Meilleure structuration de l’information
  • Suivi précis
  • Gain de temps à plusieurs niveaux
  • Diminution des erreurs et des relances

Grâce à l’utilisation d’Iterop comme chef d’orchestre de l’information via les processus, la société considère n’avoir aucun frein organisationnel pour sa croissance l’intégration de nouveaux collaborateurs. La digitalisation de tous les processus de la société permet de se concentrer sur le métier et les tâches à fortes valeurs ajoutées.

« Le Pack de recrutement chez Enerbioflex c’est : un PC, 1 licence Microsoft, 1 licence Iterop. »

Etienne souhaite allouer 20% de son temps pour améliorer et déployer de nouveaux processus. C’est, selon lui, la force d’Iterop : pouvoir être agile, déployer très rapidement une première version du processus, l’éprouver et l’améliorer pour être en adéquation avec les contraintes métiers.

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Enerbioflex est une société de conseil en énergie créée en 2016. Elle accompagne ses clients du secteur agricole dans la réduction de facture ainsi que la production et le stockage d’énergie renouvelable (méthanisation, photovoltaïque, thermique, biomasse, éolien). En forte croissance la société a doublé son effectif en 2021.

À vous de jouer

Comme Enerbioflex, digitalisez vos processus dès aujourd’hui.

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