Comment collaborer sereinement sur un fichier Excel ?

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“Je ne comprends pas, mon fichier Excel ne s’ouvre plus…”
« Ton fichier Excel est peut-être corrompu… »

Vous avez surement déjà entendu cette phrase bon nombre de fois ou vous avez été vous-même confrontés au problème. Excel est aujourd’hui, l’outil incontournable de toutes les entreprises, de la startup aux grands groupes. Facile à utiliser et peu coûteux, cet outil possède un certain nombre d’avantages non négligeables. Mais malheureusement, et vous en conviendrez, Excel a parfois tendance à nous faire de mauvaises surprises. Un fichier impossible à ouvrir, des lignes de données évaporées ou encore une version du fichier différente de celle de vos collaborateurs…

Alors comment collaborer sereinement sur vos fichiers Excel et ne plus risquer de perdre vos données ?

Couplez Excel avec d’autres outils plus collaboratifs

L’inconvénient du fichier Excel, c’est qu’il n’est pas fait pour le partage des données et la collaboration. Et oui, même si Microsoft est passé en mode Cloud avec la version 365, ce bon vieux Excel se montre encore capricieux surtout quand il s’agit de tableau de données complexes.

La sécurisation des données et le travail collaboratif sont deux enjeux prioritaires pour les entreprises. D’une part, avec l’arrivée du Big data et de la Business Intelligence où le traitement et l’analyse des données vont devenir essentiels. D’autre part, car le télétravail devient la norme et qu’il est indispensable de pouvoir collaborer à distance. En effet, avec une communication interne organisée, les équipes gagnent en efficacité car elles ne perdent plus de temps à rechercher ou à dupliquer des informations.

Notre ami Excel va donc se retrouver au cœur de ces nouvelles stratégies et vous allez devoir mettre en place un système d’information plus souple afin de garantir à vos équipes plus de sécurité et de fluidité dans la gestion de vos tableurs.

Alors non, Excel n’est pas fiable lorsqu’il s’agit d’être manipulé par plusieurs personnes sur des postes différents. Néanmoins si vous associez ce dernier à des outils plus transversaux, qui sont eux conçus pour la collaboration et la gestion des documents électroniques, alors vous pouvez éviter le risque de voir vos fichiers Excel corrompus et vos données perdues.

Les outils de GED par exemple, vous permettent de dématérialiser vos documents et notamment vos tableurs Excel. Tout comme les outils de BPM qui au-delà de la simple gestion documentaire embarquent vos tableurs tout au long de votre processus global. Du coup, vos collaborateurs ont toujours accès à la bonne version du fichier.

Chez Iterop

Nous par exemple, au sein de notre startup nous utilisons tous les jours Excel pour certains de nos tableaux de bords spécifiques. Néanmoins, dès qu’ils s’agit de partager des données, soit nous utilisons google drive avec les spreadsheet intégrés (mais nous avons déjà eu quelques mauvaises surprises), soit nous passons par notre outil de gestion de processus métier (BPM). Ainsi, les documents sont intégrés directement dans l’activité et il n’y a plus de risques de pertes ou de fichiers corrompus.

Voici un petit tutoriel sur la manipulation des tableaux Excel via Iterop :

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Excel : un usage différent selon les niveaux d’utilisation

Le célèbre outil de Microsoft a tout de même de puissants atouts à faire valoir comme le coût, la personnalisation, les règles de calculs poussées et surtout une utilisation connue de tous ! Quand certains ont la capacité d’utiliser cet outil au maximum de ses compétences, Excel devient un moteur puissant pour l’analyse de données.

Mais pour les utilisateurs lambda qui utilisent Excel comme un simple outil de suivi ou de reporting, l’outil présente parfois des inconvénients certains…

5 risques liés aux fichiers Excel corrompus ou perdus

Les problèmes de synchronisation ou de version peuvent avoir de réelles conséquences sur l’entreprise et les équipes.

  1. Des tensions au sein des équipes : oui un fichier Excel qui ne s’ouvre ou qui disparaît sans raison, c’est énervant…
  2. La mauvaise interprétation des informations : une ligne ou une colonne qui disparaît peut parfois entraîner des prises de décisions inadaptées.
  3. Des données pas toujours traçables : les sources des données entrées ne sont pas toujours connues.  
  4. Peu de visibilité globale : un tableur n’est pas toujours représentatif de l’activité globale d’un service.
  5. Des macros qui ne fonctionnent plus : voir risque n°1.

Imaginons que dans votre tableau “Budget 2016”, votre responsable se soit basé sur une ancienne version de votre fichier… il se pourrait que votre budget 2017 soit revu à la baisse. Un exemple anecdotique pour une équipe marketing, mais imaginons la situation avec un tableau de suivi dédié à vos futurs investisseurs ou aux actionnaires….

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