Know Your Customer (KYC)

Exemple de workflow

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Workflow KYC (Know Your Customer)

Une nouvelle opportunité pour les banques

Incontournable dans le milieu bancaire, le principe de Know Your Customer (KYC) découle des obligations réglementaires mises en place pour éviter la corruption. Ce nouveau protocole impose une mise à jour constante des informations clients et oblige les entreprises à mettre en place de nouveaux processus administratifs.

RAPPEL

Le processus de KYC intègre le contrôle des justificatifs suivants :

  • Pièces d’identité et informations personnellement identifiables
  • Transactions financières en espèces supérieures à 10 000 €
  • Particuliers et entités établies dans des juridictions de pays tiers
  • Acheminement d’espèces ou d’autres instruments monétaires par-delà les frontières
EN PRATIQUE
Le processus de KYC permet donc de vérifier les justificatifs d’identité d’un client plus régulièrement à travers un portail en ligne ou un rendez-vous physique durant lequel le conseiller doit vérifier la conformité des informations.

Un mal pour un bien ?

La réglementation a bon dos pour les regtechs – nouvelles startups à la mode dans le monde de la conformité – néanmoins elle peut avoir un impact important sur l’expérience client/conseiller. En effet, les banques n’étant pas les seules institutions soumises au KYC, les clients reçoivent de nombreuses requêtes de la part des organismes et cela a généralement tendance à les agacer. De plus, la mise en place d’un nouveau processus de cette envergure ne réjouit pas forcément les responsables IT de nos chères banques car qui dit mise en conformité dit forcément coût supplémentaire.

En dehors de ces contraintes, il existe une réelle opportunité pour les banques de (re)nouer le dialogue avec leurs clients. Au travers du processus de KYC très administrativo-administratif, les conseillers vont pouvoir profiter de ces mises à jour pour évoquer les projets du moment et proposer des services adaptés. Un bon point pour les agences qui souffrent sévèrement de la digitalisation du secteur. En septembre dernier, une dizaine de banques européennes avaient annoncé la suppression de 44 000 postes depuis le début 2019 et le secteur a enregistré une baisse des effectifs pour la 9e année consécutive (Source La Tribune).

Afin de déployer rapidement ce protocole KYC, les banque doivent donc faire appel à des prestataires externes pour accélérer la mise en conformité. Les solutions de workflows sont des outils parfaits pour ce type d’opérations car :

  • les processus sont mis à plat et digitalisés dans une application en ligne (plus pratique pour les mises à jour et la maintenance).
  • il y a de nombreuses possibilités d’automatisation (rappels automatiques, envoi d’emails…).
  • chaque étape est monitorée (possibilité d’évaluer les taux de conformité d’une agence par exemple).
  • il est possible de faire évoluer un workflow plus rapidement (nouvel acteur, nouvelle norme…) plutôt que de changer de logiciels, une solution beaucoup plus économique.

Iterop a été sollicité par plusieurs entités pour accompagner les équipes dans la fluidification du processus de KYC. Voici un exemple de workflow simplifié utilisé aujourd’hui au sein d’un groupe bancaire français.

Pilote du processus : Responsable en agence
Initiateur du processus : Initiation automatique à la date de péremption du justificatif
Initiateur du processus : Le conseiller en agence, la sécurité financière ou en charge de la protection client, l’équipe dédiée au processus KYC

Conformité

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Les avantages d’un workflow pour les équipes :

Accompagner les conseillers dans l’organisation de leurs revues et éviter les retards

  • Avoir la liste des prochaines échéances et organiser les revues
  • Liste des éléments à mettre à jour et automatiser la mise à jour
  • Visualiser les actions en cours
  • Accéder à l’historique des demandes

Fluidifier la communication avec le client et anticiper sur les mises à jour des justificatifs

  • Envoyer des emails de rappels sur la mise à jour des justificatifs
  • Permettre au client de téléverser son document directement dans l’espace du conseiller

Partager le dossier client avec l’équipe en charge des revues KYC

  • Valider les dossiers
  • Identifier les actions en cours
  • Vérifier la complétude des dossiers
  • Alerter sur les retards

Analyser le taux de conformité des dossiers clients en temps réel

  • Avoir accès au taux de conformité (par agence ou global)
  • Indicateurs sur le nombre de dossiers en cours ou en retard
  • Suivre en temps réel les dossiers en cours
  • Vérifier les documents KYC d’un dossier
  • Rechercher facilement un dossier

Télécharger le diagramme

Visualisez graphiquement le modèle BPMN 2.0 du processus KYC.

Iterop pour la conformité

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