La gestion des notes de frais

Un processus incontournable qui simplifie le quotidien de vos collaborateurs. Ce processus a été déployé pour nos équipes et est actuellement en production chez Iterop.

Problématique

Avant, les collaborateurs oubliaient bien souvent de déclarer leur note de frais. Et quand ils le faisaient, il devaient retrouver les tickets de caisse égarés au fond de leur poche, scanner leurs justificatifs au bureau, compléter un fichier Excel pas forcément clair, l'imprimer, le faire signer et enfin attendre leur virement. Un processus long et qui implique de nombreuses tâches manuelles.

Solution

Nos consultants ont alors mis en place un processus automatisé. Désormais, les équipes peuvent démarrer le processus directement sur leur smartphone, prendre une photo de leurs justificatifs, les charger directement dans le processus et ajouter à la suite, toutes leurs notes de frais. Ils peuvent également demander un virement anticipé directement dans Iterop et indiquer si les frais doivent être facturés au client.

Comment ça fonctionne ?

1. Génération d’un fichier Excel automatique

Les équipes se connectent via leur smartphone sur leur espace Iterop. Elles démarrent le processus de « Notes de frais » et complètent les informations demandées. Chaque lancement de la tâche « Ajouter des frais » permet d’enrichir un ficher Excel dédié et embarqué dans le processus.

2. Scanner les justificatifs depuis un smartphone

Grâce à l’appareil du téléphone, les équipes ont juste à prendre une photo de leur ticket de caisse et autre justificatif. Puis, elles les upload directement dans l’application. Une fois les justificatifs ajoutés, chaque ligne de frais est ajouté automatiquement au fichier Excel. Le calcul se fait automatiquement.

3. Réorganisation dynamique dans Google Drive

Une fois que la note de frais est validée côté collaborateur, une demande de validation est envoyée à l’équipe de direction. Si la note de frais est validée, le fichier Excel est convertit en PDF puis automatiquement rangé dans le bon dossier situé sur le Drive. Le montant des frais est ensuite viré sur le compte du salarié.

Les bénéfices

Aujourd’hui, toutes les équipes passent par ce processus pour gérer leurs notes de frais. Le côté mobile permet aux consultants de pouvoir faire leur gestion directement sur le terrain et ainsi, être certain de ne rien oublier. Enfin, la connexion à Google Drive facilite l’organisation des dossiers et évite des manipulations supplémentaires du côté de l’équipe administrative. Un processus simple mais qui fait gagner un temps précieux à nos collaborateurs.

GAIN DE TEMPS

Les étapes de traitement des notes de frais ont été largement réduites et simplifiées

MOBILITÉ

Toutes les notes de frais peuvent être enregistrées via un smartphone équipé d’un appareil photo.

GESTION DOCUMENTAIRE

Organisation dynamique directement dans Google Drive

« Avec ce nouveau système, je peux envoyer en quelques clics et via mon iphone, toutes mes notes de frais au service administratif d’Iterop. Avant, je devais consacrer 2 à 3 heures par mois à retrouver mes tickets, remplir le fichier Excel et ranger le Drive. »


Thomas SCHALLER – Business Developper, Iterop

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