Raclette

Organiser une soirée raclette

Etude de cas, Ressources

Concrètement ça fonctionne comment un processus avec Iterop ? Cette question on nous la pose assez souvent. Voici alors l’explication ultime de la gestion de processus expliquée avec du fromage fondu.

La grande problématique lorsque l’on organise une soirée raclette, c’est la logistique. Plus on est nombreux, plus il est difficile d’organiser une raclette sans gâcher des kilos de nourriture ou au contraire sans en manquer. De plus, d’autres questions se posent : à quelle date organiser la raclette ? Quelle quantité de fromage acheter ? Combien de kilos de pomme de terre faut-il ? Est-ce que tout le monde aura au moins un poêlon ?

Les processus pour optimiser l’organisation

Comme chez Iterop, nous aimons beaucoup la raclette et nous sommes partisans du 0 gâchis, nous avons utilisé le BPM (Business Process Management) pour créer un processus “Gestion des soirées raclette”. Désormais, plus de pomme de terre en trop et d’invités sans poêlons. Chaque étape est formalisée avec un système de rappel et de calcul automatique des quantités.

Comment ça marche ?

Pour organiser une raclette ou toutes autres activités récurrentes (fête d’anniversaire, livraison d’un meuble, suivi des marchés publics, gestion des réclamations clients, organiser la prochaine sortie scolaire…), le BPM apporte de la formalisation et de la sécurisation dans le suivi.

Pour modéliser notre processus d’organisation de raclette, nous avons listé l’ensemble de nos besoins et des fonctionnalités qui nous simplifierait la vie.

Alors de quoi avons-nous besoin pour notre soirée :

  • Inviter ses collègues
  • Trouver une date libre pour tous les participants
  • Connaitre le nombre de participants
  • Connaître les goûts de chacun (variétés de fromages, végétarien ou non, consommateur de vin…)
  • Connaître l’appétit de chacun (gros mangeur, petit mangeur…)
  • Pouvoir proposer des suggestions d’envies
  • Obtenir pour l’organisateur une liste de courses précises avec les bonnes quantités
  • Savoir qui possède un appareil à raclette
  • Déterminer combien de poêlons sont nécessaires
  • Notifier et rappeler l’événement
  • Partager les frais entre tous les participants
  • Envisager un paiement en ligne
  • Avoir un retour des participants post événement (ISO 9001 oblige…)

Une fois nos besoins définis, nous avons travaillé sur le processus en lui-même. Dans quel ordre se déroule les étapes ? Qui intervient ? Est-ce qu’on intègre des rappels ou des mails automatiques ?

Grâce au système de formulaire et de workflows automatiques, nous avons pu créer notre processus directement dans Iterop.

Envie d’organiser votre prochaine raclette sans gâcher ?

Démarrer le processus et découvrez comment fonctionne un logiciel BPM

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