Les outils numériques : quelle place pour la relation acheteur-fournisseur ?

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Lors du salon Siane qui s’est déroulé en octobre dernier, la CCI de Toulouse a organisé une Conférence avec le  Club Stratégies Achat autour des outils numériques au sein de la fonction achats.

La transformation digitale touche désormais toutes les entreprises des grandes industries aux organismes publics. À travers l’intégration de nouveaux outils digitaux censés transformer et améliorer l’organisation, les responsables achats entendent optimiser leurs services.

Néanmoins, ces outils ne sont présents que pour faciliter et accompagner les collaborateurs dans leurs missions. L’objectif de cette conférence était de mettre en évidence l’intérêt des outils numériques lors de travaux de réorganisation dans les services achats sans oublier le rôle de l’humain, car la révolution numérique ne repose-t-elle pas avant tout sur une réorganisation des rapports entre les êtres humains ?

Comment le numérique impacte-t-il la fonction achat ?

Aujourd’hui, les outils numériques s’imposent de plus en plus dans le processus d’achat des organisations. Les enjeux de modernisation qui touche la fonction incitent les responsables à intégrer de nouveaux modes d’organisation en s’appuyant sur des plateformes ou des logiciels innovants. L’objectif est de permettre au service achats d’optimiser leur mission au sein des organisations mais également d’améliorer la relation avec les différents intervenants du processus.

«  Les outils numériques permettent d’optimiser les ressources notamment dans le cadre d’un appel d’offres où l’on va centraliser les données et ainsi simplifier le processus. », explique Didier Katzenmayer, directeur aux affaires industrielles d’Airbus.

Le numérique est essentiel à la modernisation des services mais il ne doit rester qu’une aide pour l’acheteur, qui lui doit conserver son rôle et doit rester au centre de la fonction.

L’humain doit primer sur les outils numériques

L’homme doit rester acteur de ces évolutions, conserver la maîtrise des outils et des processus mis en place, en assurer la coordination et surtout humaniser la relation avec les fournisseurs.

Le rôle de l’acheteur change de dimension, mais assure la même nature qui est de trouver la meilleure solution avec l’ensemble des partenaires. Les outils sont là pour permettre de trouver des solutions, notamment en gagnant du temps sur les tâches administratives par exemple ou en utilisant des outils qui permettent de gérer d’importants volumes d’achats. Aujourd’hui, un acheteur doit aller sur des dimensions plus grandes – géographiquement mais aussi en matière de compétences – tout en conservant l’aspect humain.

Réduire les tâches administratives pour se concentrer sur l’essentiel

L’acheteur doit apporter une compétence et faire la promotion en interne du potentiel de ses partenaires externes. Ce que les services achats souhaitent c’est aller plus vite, communiquer rapidement les bonnes pratiques, maitriser facilement les données, manager plus efficacement le panel fournisseurs ou encore réduire les tâches administratives (traitement de commande).

Concernant ce dernier élément, on peut citer le service achats indirects de Bosch qui, en 2008, gérait  100% des tâches administratives liées aux commandes . En 2016, ce chiffre est descendu à 3 % et l’ambition pour 2020 est de descendre en dessous de 1%. Par conséquent, en se libérant des aspects administratifs, le service achats indirects de Bosch consacre plus de temps à la négociation.

Alors sur quels types d’outils s’appuyer pour ses processus achats ?

Bien avant de mettre en place des outils, il faut avant tout prendre conscience de son organisation et structurer le fonctionnement. Ainsi, l’intégration d’un outil numérique se fera bien plus facilement. L’acheteur étant au cœur de la relation avec les partenaires internes et externes, il doit pouvoir s’appuyer sur des solutions efficaces sans dénaturer les relations humaines.

  • Les outils de gestion des processus: ils permettent de structurer le fonctionnement du service et de respecter chaque étape du processus. L’intérêt est d’améliorer le suivi et d’accélérer les prises de décision. L’acheteur va ainsi homogénéiser ses processus achats et éviter des risques de rupture d’un produit ou d’un service par exemple.
  • Les outils de dématérialisation: ils rendent la mission de l’acheteur plus simple en mettant en relation le donneur d’ordre et l’acheteur via une plateforme. Ce type d’outil permet également d’alléger la partie administrative à travers la numérisation des factures par exemple.

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