PME : 142 jours consacrés aux tâches administratives

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“En moyenne en France, 142 jours de travail par an sont consacrés à la gestion administrative dans les PME. “

 

Il y a quelque temps, nous évoquions les différents facteurs de perte de temps au travail : échanges d’emails, recherche d’informations ou encore réunionite aiguë. Vous avez été nombreux à rebondir sur cette infographie et à illustrer nos propos avec vos anecdotes.

Aujourd’hui, l’étude de Sage/Plum Consulting sur « À la recherche du temps perdu : impact du poids de la bureaucratie »relance le sujet et s’intéresse notamment aux coûts de ces nombreuses pertes de temps chez les PME/TPE.

Tâches administratives : principales causes de la perte de temps

Les tâches administratives sont incontournables dans le monde de l’entreprise. Mais pour les PME, quelles sont celles qui prennent le plus de temps ?

Dans le rapport publié par Sage et le cabinet Plum, en France, les tâches administratives qui occupent le plus le temps des PME sont :

  • La comptabilité
  • La facturation
  • Le recrutement

repartition des couts par tache

Combien coûte cette perte de temps ?

Vous connaissez l’adage “Le temps, c’est de l’argent.” de Benjamin Franklin. Dans notre cas de figure, le temps est précieux pour une entreprise et si les tâches administratives prennent de l’ampleur, c’est la productivité qui est impactée.

Une perte estimée à plus 43 milliards d’euros en France.

Selon l’étude menée par Sage et Plum, la perte de productivité évoquée serait d’environ 43 milliards d’euros pour la France. Bien sûr, il faut prendre cette information avec des pincettes car cette analyse part du principe que le temps perdu à cause de la bureaucratie avoisine les 7,7%. Il est évident que ce temps perdu peut-être réduit mais de là à atteindre les 0%, j’en doute.

etude perte de temps

Les PME : des coûts administratifs de plus en plus élevés

Les PME et les micro-entreprises représentent aujourd’hui en France plus de 99% de l’activité économique du pays.

Le rapport de Sage et Plum cite une hausse mondiale des coûts administratifs de 12% d’ici l’année prochaine. À l’inverse des autres pays, la France aura du mal à compenser cette hausse. En effet, l’augmentation des coûts administratifs devrait atteindre les 7% alors que la croissance prévisionnelle du chiffre d’affaires des entreprises n’atteindra, elle, que 8%.

En résumé, et sans être particulièrement pessimiste, beaucoup de nouvelles sociétés vont devoir faire face à des charges administratives de plus en plus lourdes alors qu’elles n’auront que 2 ou 3 ans d’existence. La gestion administrative devient aujourd’hui un facteur de risque pour les jeunes structures.

Quelques exemples de processus lourds à gérer

En France, les PME/TPE allouent presque la moitié de leurs heures travaillées à traiter les tâches liées à la comptabilité, à la facturation ou encore au recrutement. Pour une petite structure, c’est autant de temps perdu à ne pas créer de valeur pour ses clients. Les PME et les micro-entreprises sont des structures parfois fragiles et le poids de cette bureaucratie peut rapidement devenir un vrai fardeau pour les dirigeants, voire une réelle source d’angoisse.

Voici les quelques exemples de tâches administratives qui hantent le quotidien des PME :

  • Gestion des comptes bancaires,
  • Recrutement de nouveaux collaborateurs,
  • Versement des salaires,
  • Relance des impayés,
  • Gestion des factures.

On s’aperçoit effectivement que ces tâches ou ces processus sont essentiels pour la gestion de l’entreprise. C’est pourquoi, de plus en plus de sociétés se tournent soit vers des prestataires externes pour la gestion de la comptabilité par exemple ou des RH, soit vers des outils digitaux conçus pour alléger ce type de tâche.

Chez Iterop, nous avons externalisé l’ensemble des tâches liées aux ressources humaines sauf le recrutement. Avec notre outil, nous pouvons suivre les différents processus RH en cours comme l’organisation des prochains entretiens professionnels par exemple. Nous avons intégré l’ensemble des collaborateurs au sein du processus, ainsi les équipes sont prévenus automatiquement de leur date d’entretien et le prestataire peut transmettre les documents nécessaires en amont.

Outils digitaux : peuvent-ils aider à réduire les pertes ?

Les principaux obstacles évoqués par les PME

Le numérique frappe à la porte de toutes les entreprises de 1 à 5000 salariés. Malheureusement, une grande majorité des petites entreprises pensent encore que mettre en place des outils informatiques n’est pas une priorité et évoquent les freins suivants :

  • Les coûts de mise en place
  • Le temps de mise en place
  • Un système existant trop complexe et peu adaptable
  • Projet d’externaliser directement (à un cabinet comptable ou RH)
  • De mauvaises expériences passées
  • Insensible à l’approche digitale
  • Le manque de compétence ou de formation au numérique
  • Des processus compliqués

Par conséquent, plus de 50% des PME n’utilisent pas ou peu d’outils pour les aider à gérer les parties administratives.

outil numerique par type de taches

Pourtant, développer une politique de dématérialisation des documents et l’usage de solutions logicielles peut entraîner une réduction des coûts significative.

Cette étude a été menée auprès de 3 000 entrepreneurs dans le monde (France, Allemagne, Espagne, Irlande, Royaume-Uni, Canada, États-Unis, Brésil, Australie, Afrique du Sud et Singapour). L’ensemble des graphiques présentés dans cette étude sont issus du rapport Sage/Plum Consulting sur « À la recherche du temps perdu : impact du poids de la bureaucratie ».

Le point de vue d’Iterop

L’une des valeurs fondamentales de notre startup est de promouvoir l’efficience. Notre but lorsque nous travaillons avec des organisations est de simplifier au mieux leur système et de gagner du temps sur les tâches sans réelle valeur pour le client final. Le tout en les accompagnant dans la digitalisation des activités.

Nous avons l’occasion de rencontrer des PME et des micro-entreprises qui souhaitent mettre en place des outils numériques pour améliorer leur fonctionnement et réduire justement le temps alloué à toutes ces tâches administratives.

Aujourd’hui, nous travaillons en partie avec des PME de 2 à 6 personnes de divers domaines. Le principal obstacle que nous avons dû soulever avec elles a été surtout la formalisation de leur fonctionnement. En effet, l’une des étapes les plus longues dans la mise en place d’un projet BPM notamment pour les PME, est de mettre des mots et de dessiner sous forme de processus la manière dont elles fonctionnent aujourd’hui.

C’est pourquoi, nous les accompagnons de A à Z afin de les aider à identifier les activités clés de leur système. Puis nous digitalisons une partie ou l’ensemble de leur organisation.

Avec notre outil, nos clients arrivent à gagner 20 jours par an sur leur gestion administrative.

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