Procure-to-Pay : de quoi s’agit-il ?

En moyenne, 60 % du chiffre d’affaires des entreprises européennes est consacré aux achats. Dans ce contexte, la fonction achats est devenue stratégique. Voilà pourquoi l’automatisation du processus est appelée à devenir une norme pour les organisations en quête de performance. Pour cela, il faut en passer par le « Procure-to-Pay », une démarche permettant d’élaborer une vraie stratégie d’achat. On est loin du bon vieux fichier Excel avec la liste des étapes à suivre pour commander des ramettes de papier et les numéros de poste à composer ! Alors, qu’est-ce que le « Procure-to-Pay », et comment adopter une telle démarche ?

Qu’est-ce que le « Procure-to-Pay » ?

L’expression « Procure-to-Pay » (ou « Purchase-to-Pay », ça marche aussi) désigne le flux d’activité d’une entreprise dédié à l’acquisition de biens ou de services, depuis la demande d’approvisionnement faite aux fournisseurs (« procure ») jusqu’au paiement (« pay »). En somme, il s’agit de la gestion des achats en interne considérée dans son déroulement séquentiel, avec toutes les étapes intermédiaires :

• recherche des produits/services,
• création du panier d’achat,
• traitement de la demande et validation,
• création d’un bon de commande ou d’achat,
• réception et inspection des marchandises,
• traitement de la facture,
• mise à jour du compte fournisseur,
• etc.

Chaque entreprise élabore son propre flux. Mais la notion de « Procure-to-Pay » va au-delà de la simple succession d’étapes nécessaires au déroulement des achats : elle en fait un processus à part entière, qu’il est possible de rationaliser et d’automatiser, pour gagner en productivité et réduire les coûts. Une démarche indispensable pour en faire un véritable levier de performance pour l’entreprise.

Pourquoi le processus d’achat est-il si important ?

L’efficacité d’un flux d’activité dédié aux achats réside dans sa capacité à rationaliser chacune de ses étapes pour optimiser l’intégralité du processus (ou certaines de ses composantes).

Il peut s’agir, tout simplement, de garantir le bon traitement des demandes, et leur réalisation dans les délais imposés. Mais aussi, de façon plus poussée, de réduire la facture des achats (et ainsi d’améliorer le résultat global de l’entreprise), de contrôler la qualité des produits ou des services en fonction de l’usage qui en est fait et des bénéfices attendus, de veiller à l’adéquation entre les produits acquis et les besoins réels, ou encore d’assurer la bonne gestion des stocks.

Or, ce processus est souvent complexe. Il nécessite un gros volume d’échanges entre les différents acteurs, de nombreux allers-retours et des workflows de validation imposants. Tout cela tend à alourdir le traitement et à compliquer le suivi des demandes. En matérialisant un processus « Procure-to-Pay », on se donne les moyens d’en comprendre les mécanismes internes, et d’en visualiser les étapes dans le détail, afin de les optimiser.

Comment optimiser un processus « Procure-to-Pay » ?

De fait, le « Procure-to-Pay » est un processus, et non une technologie. Mais au regard de la complexité du flux d’activité, il est indispensable, pour optimiser ce processus, d’en passer par un outil dédié – une solution de gestion des processus métiers (BPMS). Celui-ci permet de formaliser le déroulement et de l’automatiser.

L’automatisation agit sur toutes les composantes du processus d’achat. Dès lors que ce processus est modélisé et entré dans l’outil, les étapes successives apparaissent avec clarté, et les acteurs qui participent à son déroulement sont bien identifiés. À partir de là, les bonnes informations sont transmises rapidement aux personnes concernées, au bon moment, et en toute sécurité. Les collaborateurs sont notifiés en temps voulu, et savent précisément quelles tâches réaliser. Le tout à partir d’un simple formulaire de demande à remplir.

Quels sont les avantages d’un processus d’achat optimisé ?

L’optimisation du processus « Procure-to-Pay » permet de faire de la fonction achats un véritable levier de performance pour l’entreprise. Cela, de plusieurs manières :

• en diminuant les délais de traitement et le risque d’erreur (ce qui contribue à la réduction des coûts),
• en garantissant la maîtrise du processus grâce à une meilleure visibilité,
• en boostant l’efficacité des équipes,
• en sécurisant le déroulement des achats,
• en libérant du temps aux collaborateurs. Ils peuvent alors s’adonner à des tâches à plus forte valeur ajoutée : échanges avec les fournisseurs, sourcing, innovation…

Dans un contexte où la gestion des achats est déterminante pour les entreprises, le « Procure-to-Pay » est une approche incontournable pour optimiser les performances, et ainsi permettre aux organisations de sortir du lot.