Top 3 des processus à automatiser en 2018

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Allez, allez, la nouvelle année est là alors on prend de bonnes résolutions et on améliore son organisation.

Si l’un de vos objectifs en 2018 est de digitaliser une partie ou l’ensemble de votre fonctionnement, alors vous êtes au bon endroit. À travers notre expérience et celle de nos clients, nous avons disséqué la « tendance 2018 » et nous avons choisi pour vous, trois types de processus métiers clés à automatiser.

Vous pouvez déjà noter que le nerf de l’automatisation sera principalement localisé chez les ressources humaines. En effet, les processus RH et leur automatisation font partie des grandes priorités 2018 notamment chez les grands groupes. Mais du côté des PME et des ETI, il y a également des pistes de réflexion à envisager.

Les trois processus suivants concernent environ 100% des entreprises, sauf si vous n’avez ni clients, ni collaborateurs, ni administratif…
Chacun de ces processus a un impact sur la pérennité de votre entreprise. De ce fait, s’ils sont mal gérés, cela peut avoir des conséquences sur votre productivité, votre image et sur le bien-être de vos équipes.
 

Ressources humaines

Processus d’accueil des nouveaux collaborateurs

“Il faut toujours faire bonne impression la première fois”. Ce grand principe ne s’applique pas uniquement aux candidats mais aussi aux entreprises. Quand la chasse aux talents fait rage, il vaut mieux prendre soin des nouveaux venus et éviter certains écueils classiques.

Il y a de nombreux avantages à formaliser et à automatiser ce processus :
Vous êtes sûr de ne rien oublier : profil utilisateur, outil de travail, référent dans l’entreprise… Le candidat se sent attendu et il s’intègre plus facilement.
Vous laissez une bonne impression : les premières semaines sont claires et organisées. Le candidat se sent bien et l’équipe peut le former plus rapidement. Vous renvoyez l’image d’une entreprise chaleureuse qui sait accueillir les nouveaux collaborateurs.
Vous gagnez du temps et par conséquent de l’argent : un recrutement coûte cher. C’est pourquoi il est important de pouvoir former rapidement le nouveau salarié et de le rendre opérationnel aussi rapidement que possible.

Nous vous invitons à lire notre étude de cas sur l’accueil d’un nouveau collaborateur. Elle vous aidera peut-être à formaliser ou à refondre votre processus actuel.
 

Commercial

Processus de suivi des prospects

C’est de loin l’un des plus importants en ce qui concerne la rentabilité de votre activité. Le chemin idéal d’un prospect vers la signature n’est pas toujours si évident. Mais la formalisation d’un parcours-type peut vous aider à identifier vos points d’amélioration et à définir les rôles de vos collaborateurs auprès des futurs clients.

Attention tout de même à ce que vous allez automatiser. La personnalisation est un des facteurs clés de succès lorsqu’il s’agit de convaincre un prospect. Ne perdez pas de vue la relation humaine.

L’objectif sur ce type de processus est de vous apporter un meilleur suivi : où en est tel ou tel dossier, qui est en charge du projet, quelles problématiques a-t-on identifiées, etc.

Imaginons que votre force de vente soit amenée à évoluer rapidement, chaque nouveau collaborateur doit pouvoir s’appuyer sur un processus éprouvé afin de qualifier et de convertir au mieux les prospects.
 

Administratif

Processus de gestion des factures

Surement l’un de vos processus préférés. De la gestion des factures en passant par la commande de stylos, il existe de multiples processus administratifs dans vos entreprises.

L’objectif en automatisant ce type d’activité est de faire gagner du temps à vos équipes. Par exemple, en automatisant l’envoi de certains emails ou avec un système d’archivage automatique des factures.

Si vos équipes arrivent à prioriser leurs tâches et à s’émanciper des plus répétitives, elles pourront se concentrer sur des améliorations plus prioritaires et proposer de nouveaux projets. De quoi favoriser un peu plus l’innovation dans certaines structures.

À noter que pour certains domaines d’activité comme la commande publique, la dématérialisation des factures par exemple, deviendra une obligation légale dès le 1er octobre 2018.

Au final, en automatisant une partie ou l’ensemble de ces processus métiers, vous allez gagner en efficacité et en suivi. Vos équipes seront également plus mobiles avec la digitalisation de leurs missions. Les collaborateurs pourront ainsi repenser leur manière de travailler et se focaliser sur des éléments-clés pour le client final.

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