Validation de document

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Accélérez vos circuits de validation

L’objectif du processus : Fluidifier les validations de documents et identifier les étapes bloquantes.

Quoi de plus agaçant que d’être dans l’attente de correction ou de validation concernant votre prochain programme de formation. L’objectif de ce processus est d’améliorer le parcours de validation et de centraliser les différents fichiers circulants au sein de vos activités : factures, contrats, note de frais, articles, communiqué de presse, …

En digitalisant votre processus de validation de document, vous êtes sûrs de :

  • Sécuriser le parcours de vos fichiers
  • Identifier les responsables des validations
  • Tracer les étapes de modification
  • Automatiser la mise à disposition des documents

Outre la sécurité apportée par la plateforme iterop, vous assurez la qualité des documents disponibles et utilisés. I

Avant la digitalisation

Les cycles de validation peuvent impacter directement l’efficacité de la production s’ils sont trop longs. Pourtant, il s’agit généralement d’une tâche de relecture, de correction ou même, un simple Oui/Non. À titre d’exemple, avant la mise en place d’Iterop, la validation des bons de commande prenait un temps considérable et impactait la qualité de certaines prestations (retard de livraison). Aujourd’hui, en 2h, le demandeur peut lancer sa demande, faire valider le document par son responsable et en parallèle, notifier le service comptabilité pour la mise en paiement.

Pilote du processus : Responsable qualité
Initiateur du processus : Tous les salariés de l’entreprise.
Superviseur de leurs processus : Les demandeurs.
Responsable de la validation : Liste déroulante des acteurs/groupes/extérieur.

Administratif

Digitalisez votre projet en 5 jours.

Suivez en temps réel l’état du processus de validation

À l’aide des outils de suivi disponibles dans Iterop, vous pouvez suivre à tout moment l’état de vos processus.

En quoi consiste le processus ?
La validation de document peut-être un processus générique appliqué à l’ensemble de l’organisation incluant directement les responsables de la validation. Il est également possible de créer des processus spécifique comme la validation de facture, de bon de commande ou encore de documents marketing. Les possibilités sont infinies.

Le desgin repose sur la mise en place de boucle plus ou moins complexes qui permettront de modifier le fichier et de le soumettre à nouveau à une validation par un tiers.

Afin d’optimiser l’archivage de vos documents, vous pouvez connecter votre GED à Iterop.

Iterop pour l’administratif

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