Conférence CDAF : Comment moderniser et piloter vos achats ?

Conférence organisée le 28.02.2017 - Télécharger le compte rendu

Partie 1/6 - Durée : 5:15

Achats : Pourquoi adopter la démarche processus

Avec la transformation numérique qui touche les entreprises, 85% des acheteurs souhaitent entamer la dématérialisation de leurs processus d’achats. De plus, les besoins de structuration se multiplient dans le domaine car malgré la pluralité des outils dont disposent les acheteurs, peu d’entre eux proposent une vision transversale et permettent de moderniser l’ensemble d’un processus achats facilement.

La démarche processus répond parfaitement à ses nouveaux besoins. Elle apporte non seulement de la modernité à travers la numérisation des processus achats mais également plus de conformité et une collaboration cohérente.

Partie 2/6 - Durée : 4:05

Comment mettre en place la démarche processus ?

Une solution de gestion de processus ne doit pas venir alourdir le système d’information. Au contraire, elle va orchestrer ce système en donnant les bonnes informations au bon moment à chaque acteur.

Chez Iterop, la démarche processus doit avant tout être simple. Elle doit apporter des réponses rapides, c’est pourquoi il faut respecter un nombre d’étapes définies et commencer petit pour ensuite intégrer les améliorations au fur et à mesure.

Partie 3/6 - Durée : 5:21

Quels sont les processus achats ?

Le système d’informations des acheteurs est un système hétérogène avec des modules variés qui permet d’échanger avec les fournisseurs ou de rédiger des documents par exemple. Néanmoins, ces modules ne communiquent pas forcément entre eux.

De plus, la gestion des données n’est pas toujours optimisée. En effet, certaines informations peuvent s’égarer au sein du système. Les nombreux documents nécessaires à la passation d’une commande peuvent être copiés, transformés ou perdus si le parcours des documents n’est pas sécurisé.

Il existe un vrai souci d’harmonisation au sein du SI achat et les acheteurs se retrouvent face à des contraintes d’évolution car sans l’aval de la DSI, il peut s’avérer compliqué d’optimiser la communication entre ces outils et d’améliorer leur système global.

Partie 4/6 - Durée : 4:39

Devenez le chef d'orchestre de votre service achats

Le système d’information des acheteurs doit également pouvoir communiquer avec le système d’information des prescripteurs et des fournisseurs. Des systèmes différents qui doivent malgré tout fonctionner ensemble.

Alors comment harmoniser son système d’information sans mettre en place des procédures interminables ?

Les achats étant au coeur de l’organisation, c’est l’acheteur qui va devoir se positionner en tant que chef d’orchestre de tous ces systèmes. Il va harmoniser les pratiques en représentant le processus d’achats global, en y intégrant les différents modules déjà existant et les acteurs associés qu’ils soient internes ou externes.

Partie 5/6 - Durée : 37:19

Le témoignage d'un acheteur

Au travers le témoignage de Lydie Vergnières, responsable achats et logistique au sein de Pôle Emploi Occitanie, nous constatons concrètement comment la solution de gestion de processus a permis d’harmoniser les pratiques, de sécuriser les processus achats et de centraliser les données.

Partie 6/6 - Durée : 26:38

Démonstration : utilisez les processus au sein de votre service achats

Avec un outil de gestion de processus, vous standardisez vos formulaires de demandes d’achat, vous bénéficiez d’une vision haute sur l’ensemble de vos processus achats et vous communiquez rapidement avec vos fournisseurs. Découvrez les fonctionnalités d’Iterop appliquées aux achats.

Questions & Réponses

L'accès est-il payant pour les personnes sollicitées en externe ?

Non, vos fournisseurs et les collaborateurs de votre organisme peuvent effectuer une tâche et lancer les processus grâce à des formulaires externes (URL unique accessible par un navigateur internet) gratuitement.

En revanche, le nombre d’url externe générée est limité à 30 par mois et par utilisateur.

Quelle est la durée de la formation ?

Pour les futurs utilisateurs d’Iterop, nous proposons une demi-journée de formation pour présenter le processus, les tâches qui leurs sont affectées et l’utilisation de l’application au quotidien. L’objectif de cette formation est d’accompagner à la conduite du changement et de garantir l’acceptation par tous du nouvel outil.

Pour les administrateurs (utilisateurs chargés de modifier, créer et configurer des processus), nous conseillons 5 jours de formation afin de se former à l’application Iterop mais aussi aux techniques et astuces de modélisation.

La solution permet-elle de prévoir l’analyse automatique des propositions (prix, délais…) ?

Cette question ne relève pas directement de la solution mais plutôt du processus que vous allez modéliser et de la manière dont les données associées vont être traitées.

Quel est le temps moyen de mise en oeuvre d’un processus ?

Chez nos clients, nous avons constaté, en moyenne, une mise en place en 2 jours pour un processus. Vous pouvez utiliser Iterop en totale autonomie à l’aide de notre documentation et de nos vidéos tutoriels. Nos experts consultants peuvent aussi vous accompagner à la mise en place de vos processus. La mise en oeuvre d’un processus par InteropSys se déroule selon les étapes suivantes : audit de votre fonctionnement, analyse de vos besoins, modélisation de votre fonctionnement, présentation du processus modélisé, déploiement du processus, simulation et modification à chaud.

Combien de temps me faut-il pour personnaliser les modalités d’une consultation de fournisseurs ?

Avec Iterop vous pouvez modifier vos processus existants à chaud, sans interruption de service. La personnalisation d’une consultation de fournisseurs peut se faire en quelques minutes.